Zoom sur le monde

Il est fort probable, grâce à notre amie COVID, pas très appréciée, que vous ayez récemment participé à des réunions en ligne ou à des webinaires en utilisant la plateforme Zoom. 

Alors que les pandémies ont commencé à se répandre dans le monde entier en mars 2020, Zoom était le bon outil au bon moment. Il est facile à utiliser, peu coûteux et fonctionne bien même avec une bande passante réduite. En conséquence, Zoom est passé de 10 millions à 200 millions d’utilisateurs en trois mois.

La FIJA était déjà passée à la plateforme Zoom avant la ruée et l’utilise avec succès depuis lors pour des réunions et des webinaires. La FIJA a récemment enrichi le service qu’elle offre aux guildes membres avec un espace pouvant accueillir jusqu’à 300 participants et des fonctionnalités facultatives telles que la traduction simultanée et la transcription en temps réel pour les légendes et la prise de notes.

Si votre guilde souhaite organiser une réunion ou un webinaire en ligne, la plateforme FIJA sur Zoom est disponible gratuitement. Les réservations peuvent être effectuées en contactant globaloffice@ifaj.org, ou en remplissant notre formulaire en ligne, et le Bureau mondial peut également vous aider à organiser votre réunion ou votre événement.

 

Quelques pistes de réflexion

Si vous avez déjà utilisé Zoom, vous avez probablement aussi entendu le terme « zoombombing », un incident où un invité indésirable fait irruption dans une réunion Zoom et agit de manière inappropriée. Ce n’est pas amusant, et cela peut être perturbant pour toutes les personnes concernées. Voici quelques conseils, que vous utilisiez celle de la FIJA ou votre propre compte de Zoom, pour que vos événements soient sécuritaires et bien organisés.

Pas sur les réseaux sociaux

Ne partagez en aucun cas un lien de réunion Zoom en utilisant les réseaux sociaux. Une publication sur les réseaux sociaux peut faire le tour du monde et revenir au point de départ en quelques secondes, ce qui permet un accès facile à tous les malfaiteurs qui cherchent à semer la zizanie dans des réunions sans méfiance. Faites la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux, mais ne fournissez qu’un site web ou un lien d’inscription afin de filtrer les participants indésirables.

Inscription

Une façon de garder le contrôle est d’utiliser la fonction d’inscription intégrée sur Zoom qui vous permet de voir et, si vous le souhaitez, d’approuver les participants à la réunion. Cette procédure représente un peu plus d’administration de votre part, mais elle en vaut la peine si vous souhaitez faire connaître votre événement au-delà d’un petit nombre de participants (c’est-à-dire si vous invitez tous les membres). Vous pouvez également télécharger la liste des participants dans un fichier Excel pour cocher les participants au fur et à mesure qu’ils se connectent.

Mot de passe, s’il vous plaît ?

Zoom exige que toutes les sessions soient dotées d’un code d’accès et/ou de la fonction de salle d’attente activée comme mesure de sécurité pour contrôler l’accès aux réunions et aux événements. Nous vous suggérons de ne pas activer uniquement le code d’accès de base, car il offre une sécurité très limitée. Utilisez toujours le code de base en parallèle avec la fonction de salle d’attente. Si vous ne voulez pas de la fonction de salle d’attente (quelqu’un doit laisser entrer toutes ces personnes !), il existe des options de code d’accès plus avancées et plus sûres pour Zoom, mais elles sont plus techniques à mettre en place et sont enfouies dans le coffre-fort des paramètres de Zoom. Contactez donc le Bureau mondial pour obtenir de l’aide et nous vous aiderons à sélectionner et à activer l’option la plus sûre pour votre réunion.

Gérer la salle d’attente

La fonction de salle d’attente dans Zoom est exactement telle qu’elle est décrite—un stylo pour les participants qui attendent de rejoindre la réunion, vous donnant le luxe de passer en revue tout le monde avant de les laisser entrer. Vous pouvez même communiquer avec eux grâce à la fonction chat si vous n’êtes pas sûr de leur identité.

Un duo dynamique

Enfin, si vous organisez une réunion, un webinaire ou un événement en ligne avec plus de 20 participants, il est conseillé d’avoir deux organisateurs présents : l’un pour présider la réunion, faire des annonces, accueillir les participants et, de manière générale, canaliser le trafic, et l’autre pour fournir un soutien technique, par exemple pour autoriser les participants à sortir de la salle d’attente, surveiller la messagerie instantanée, résoudre les problèmes de connexion et d’audio et s’assurer que les fichiers PowerPoint et les vidéos fonctionnent correctement à l’écran. C’est beaucoup moins stressant pour l’organisateur principal et cela permet de garantir le bon déroulement de vos événements.

 

Ainsi, si vous avez besoin de Zoom pour une réunion du conseil d’administration, un webinaire ou une table ronde, contactez globaloffice@ifaj.org pour une réservation, ou utilisez le formulaire en ligne, pour recevoir de l’aide afin de mettre en place un événement sécurisé et réussi. Bon Zoom !