Es muy probable, gracias a nuestro amigo COVID, que no es tan bienvenido, que haya participado recientemente en reuniones en línea o seminarios web utilizando la plataforma Zoom.
Cuando comenzaron los bloqueos por la pandemia en todo el mundo en marzo de 2020, Zoom fue la herramienta adecuada en el momento adecuado. Es fácil de usar, de bajo costo y funciona bien incluso con un ancho de banda menor. Como resultado, Zoom pasó de 10 millones a 200 millones de usuarios en el espacio de tres meses.
La IFAJ ya se había cambiado a la plataforma Zoom antes de la prisa y desde entonces ha estado utilizando con éxito el software para reuniones y seminarios web. La IFAJ ha reforzado recientemente el servicio que ofrece a los gremios miembros con espacio para hasta 300 participantes y características opcionales como traducción simultánea y transcripción en tiempo real para subtítulos y toma de notas.
Si su gremio desea organizar una reunión en línea o un seminario web, la plataforma IFAJ Zoom está disponible de forma gratuita. Las reservas se pueden hacer contactando a globaloffice@ifaj.org, o completando nuestro formulario en línea, y la Oficina Global también puede brindarle asistencia para ayudarlo a organizar su reunión o evento.
Algunas cosas en las que pensar
Si ha usado Zoom antes, probablemente también haya escuchado el término “zoombombing”, un incidente en el que un invitado no deseado irrumpe en una reunión de Zoom y actúa de manera inapropiada. No es algo divertido que suceda y molesto para todos los involucrados. A continuación se ofrecen algunos consejos, ya sea utilizando la IFAJ o su propia cuenta de Zoom, para mantener sus eventos seguros y bien organizados.
No en las redes sociales
Bajo ninguna circunstancia distribuya un enlace de reunión de Zoom a través de las redes sociales. Una publicación en las redes sociales puede dar la vuelta al mundo y regresar en segundos, lo que brinda un fácil acceso a todos los inadaptados que intentan segar el caos en reuniones desprevenidas. Promocione su evento en las redes sociales, pero solo proporcione un sitio web o un enlace de registro para que pueda filtrar a los participantes no deseados.
Registración
Una forma de mantener el control es utilizar la función de registro integrada de Zoom, que le permite ver y, si lo desea, aprobar quién se unirá a la reunión. Es un poco de administración adicional de su parte, pero vale la pena si está publicitando su evento más allá de un pequeño número de participantes (es decir, una invitación para todos los miembros). Y puede descargar la lista de inscriptos en un archivo de Excel para marcar a los participantes a medida que ingresa
Contraseña por favor?
Zoom requiere que todas las sesiones tengan un código de acceso y / o la función de sala de espera activada como medidas de seguridad para controlar el acceso a reuniones y eventos. Le sugerimos que no active solo el código de acceso básico por sí solo, ya que proporciona una seguridad muy limitada. Utilice siempre el código de acceso básico junto con la función de sala de espera. Si no desea la función de sala de espera (¡alguien tiene que dejar entrar a todas esas personas!), entonces existen opciones de código de acceso más avanzadas y seguras para el zoom, pero son más técnicas de configurar y están enterradas en la bóveda de la configuración de Zoom. Por lo tanto, comuníquese con la Oficina global para obtener ayuda y podemos ayudarlo a seleccionar y activar la mejor y más segura opción para su reunión.
Gestiona tu sala de espera
La función de sala de espera en Zoom es exactamente como dice: un bolígrafo para los participantes que esperan unirse a la reunión, lo que le brinda el lujo de revisar a todos antes de permitirles ser admitidos. Incluso puede comunicarse con ellos mediante la función de chat si no está seguro de quiénes son.
Dúo Dinámico
Por último, si tiene una reunión, un seminario web o un evento en línea con más de 20 participantes, es una buena idea tener dos organizadores presentes: uno para presidir la reunión, hacer anuncios, dar la bienvenida a los participantes y, en general, dirigir el tráfico, y el otro para Brindar soporte técnico, como admitir participantes desde la sala de espera, monitorear el chat, resolver problemas de conexión y audio y asegurarse de que los Powerpoints y videos estén funcionando correctamente en la pantalla. Es mucho menos estresante para el organizador principal y garantiza que sus eventos se desarrollen de la mejor manera posible.
Por lo tanto, si necesita Zoom para una reunión de la junta, un seminario web o un panel de discusión, comuníquese con globaloffice@ifaj.org para hacer una reservación o use el formulario en línea para recibir ayuda para organizar un evento seguro y exitoso.
¡Feliz Zoom!